Content Inventory and Auditing 101 內容清單和稽核 101

內容清單和內容稽核是在改進數字內容策略前的重要步驟。將兩者結合進行，可為內容的成功奠定基礎。

內容清單與稽核的定義

內容清單：列出當前所有的數字內容，按頁面或資源級別記錄。包含每一內容的具體屬性。

內容稽核：評估清單中的內容質量，識別需更新的內容、內容缺口以及應刪除的內容。

為什麼需要內容清單和內容稽核？

內容清單幫助瞭解內容的範圍和數量，但無法揭示質量。

內容稽核補充清單，對內容進行質量分析，使團隊能更好地做出改進決策。

推薦順序：先進行內容清單，再執行稽核，以便了解每項決策的廣泛影響，並迅速採取行動。

何時開始內容清單和稽核？

適用於產品開發過程的各個階段。無論是新專案啟動時評估內容，還是在專案推進中減少內容重複和資訊過載，任何時候都可以開始。

建議步驟：

人員：指定清單和稽核的負責人，確保資訊透明，提供定期更新。

流程：採用“小步走”策略，優先處理使用者或業務最常用的內容，分工協作，逐步推進。

工具：選擇熟悉的工具來存放清單和稽核內容，儘量簡化工具使用和學習成本。

選擇範圍與稽核標準

範圍選擇：可以針對整個網站、部分頁面，或使用者旅程中的關鍵觸點進行。

工具建議：使用表格（如Google Sheets、Excel）來記錄和協作。將檔案儲存在SharePoint等平臺，確保適當的許可權管理和備份。

清單屬性：包括內容名稱、URL、作者、主題、格式、建立/更新日期、後設資料等。

稽核標準：

行業標準：使用簡潔語言、清晰標題、合理格式（分段、要點、無自動播放影片等）。

組織標準：符合組織的語調、包含適當的後設資料、遵循格式規範。

目標和績效指標：評估內容的實際效果（例如點選量、跳出率）以及使用者需求的滿足度。

逐一填充內容細節

對每個內容項在清單和稽核中逐一記錄細節。可能需要結合內容管理系統（CMS）和分析工具獲取後設資料及績效指標。

建議：對於使用者需求不確定的內容，與團隊討論並獲取更多背景，以決定是否保留、更新或刪除。

確定內容處理方式

在完成清單和稽核後，根據內容質量標記“保留”、“更新”或“刪除”。

需更新的內容需詳細記錄改進項，並指定負責人。對於重大修改，須通知和討論相關利益方。

優先改進內容：先從遵循行業最佳實踐和組織標準的內容開始，再逐步處理涉及使用者需求和業務指標的內容。

持續維護清單和稽核

內容清單和稽核需定期更新，記錄新內容和實際改動。內容管理系統可部分自動更新清單，但稽核仍需人工維護。建議分擔維護工作，定期檢查內容準確性，避免內容清單和稽核過時或失效。

內容清單和稽核是評估內容的框架，重在質量而非數量。透過持續跟蹤內容的位置、所有權和表現，團隊可做出保留、最佳化或移除的決策。

提示：結合我們的內容清單和稽核模板，進一步學習內容策略和管理技巧，有助於數字內容的提升和規範化管理。